Odpowiednio wyposażona sala jest kluczową sprawą podczas organizacji spotkań biznesowych, takich jak: konferencje, szkolenia, warsztaty lub sympozja.

Idealnie przygotowane wystąpienie bez odpowiedniego sprzętu nie spełni swojej roli i rozczaruje słuchaczy. Wadliwy sprzęt potrafi udaremnić zamierzenia organizatorów konferencji, dlatego wybór odpowiednio wyposażonej sali ze sprawną i najwyższej klasy aparaturą jest gwarancją powodzenia spotkania. Hotele coraz częściej w swej ofercie umieszczają możliwość wynajęcia sal konferencyjnych.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Hotele, które oferują wynajęcie sal konferencyjnych na spotkania biznesowe są wyposażone w kilka sal o różnej powierzchni od 20 do 800 metrów kwadratowych o układzie teatralnym, szkolnym, bankietowym lub w kształcie litery u. Idealnym rozwiązaniem jest możliwość podzielenia dużych sal na mniejsze, dzięki systemowi dźwiękoszczelnych i przesuwnych ścian. Jest to rozwiązanie dla osób organizujących spotkania panelowe lub warsztaty. Sala konferencyjna powinna być wyposażona również w wiele niezbędnych sprzętów, między innymi nowoczesny projektor oraz ekran, bez którego wystąpienie, wykład będzie zdecydowanie mniej atrakcyjny. Połączenie w uczeniu dwu zmysłów słuchu i wzroku daje zdecydowanie lepsze rezultaty w percepcji wykładu. Poza tym nie bez znaczenia pozostaje ostrość obrazu, dlatego projektor musi być w odpowiedni sposób ustawiony i oczywiście sprawny.

Niektóre hotele specjalizujące się również w usługach dla biznesu w postaci sal konferencyjnych na spotkania, wykłady warsztaty i inne mogą na życzenie klienta udostępnić notebooki i flipcharty magnetyczne również z rozkładanymi ramionami, co daje większe możliwości prezentowania wykładu odbiorcom. Kluczową sprawą jest nagłośnienie. Profesjonalne nagłośnienie jest niezbędne szczególnie w przypadku dużych sal na 1200 osób. Głos wykładowcy musi być słyszany w sposób dobry i wyraźny przez wszystkich uczestników spotkania, zarówno tych z pierwszego jak i ostatniego rzędu. Niezastąpione stają się wobec tego bezprzewodowe mikrofony oraz mikroporyt. Dostęp do internetu wi-fi jest obecne standardem, gdyż wielu wykładowców sięga w swoich prezentacjach do zasobów sieci. Przeprowadzenie obecnie profesjonalnej konferencji bez dostępu do internetu staje się niemożliwe. Na życzenie organizatora udostępnia się także TV oraz DVD. Natomiast obsługą i koordynacją konferencji na każdym etapie jej organizacji zajmują się wykwalifikowane osoby, które chętnie doradzą i pomogą w zorganizowaniu spotkania. Poza tym opieka koordynatora do spraw szkoleń i konferencji od momentu rezerwacji, poprzez organizację, aż do jej realizacji jest niezwykle istotna. Doświadczony personel doradza optymalne rozwiązania, a także dba o jak najwyższą jakość świadczonych usług.

Hotel na konferencje – udogodnienia

Uczestnicy szczególnie kilkudniowych konferencji przyjeżdżają do hotelu również odpocząć po godzinach spędzonych w salach konferencyjnych. Spokojny i relaksujący sen, w komfortowo wyposażonych pokojach oraz restauracja serwująca smaczne posiłki, które zaspokoją gusty smakowe każdego uczestnika, to klucz do sukcesu organizatorów spotkań konferencyjnych. Posiłek w niezwykłej scenerii nadmorskich krajobrazów na tarasie z widokiem na morze będzie samą przyjemnością i jednocześnie relaksem. Dodatkowym atutem wyboru takiego miejsca jest atrakcyjne położenie obiektu. Hotel nad morzem lub w górach to idealne miejsce na relaksem na łonie natury. Poza możliwością skorzystania w trakcie spotkania biznesowego z sal konferencyjnych hotele oferują również inne atrakcje, między innymi centrum fitness z basenem, sauną i siłownią, gdzie można po pracowitym dniu aktywnie odpocząć oraz korty tenisowe dla miłośników tego sportu i wiele innych. Ważnym elementem konferencji są imprezy towarzyszące, między innymi rozrywkowe z profesjonalną oprawą zespołów muzycznych.
Malownicze położenie hotelu umożliwi połączenie pracy z relaksem i zabawą dla integracji pracowników firmy i jej sukcesów w biznesie.