Dopełnienie wszelkich formalności związanych z wynajęciem sali to bardzo ważna kwestia, która ostatecznie wpływa na organizację i przebieg imprezy. Niestety znalezienie lokalu spełniającego nasze wymagania nie zawsze jest proste. Co więcej, po drodze możemy napotkać różne problemy. Aby uniknąć nieporozumień, warto wiedzieć, jakie komplikacje możemy napotkać w momencie rezerwacji sali i w jaki sposób szybko i skutecznie sobie z nimi poradzić?

Przedstawiamy 5 najczęstszych problemów, z jakimi spotykają się osoby wynajmujące sale:

• Zaliczka czy zadatek? 

Wynajęcie sali zawsze związane jest z koniecznością wpłaty zaliczki lub zadatku. Kwestia uiszczenia wymaganej kwoty nie stanowi oczywiście żadnego problemu dla klientów, jednak można napotkać pewne nieporozumienia, jeżeli chodzi o określenie, czy będzie to zadatek, czy zaliczka. Niekiedy zdarza się, że oba te pojęcia stosowane są zamiennie, co jest ogromnym błędem, gdyż są to dwa różne określenia. Wpływ na to, jak nazywane są konkretne kwoty wpłacane przez osoby rezerwujące salę, przekłada się na to, czy w przypadku niewywiązania się, którejś ze stron umowy wpłacone pieniądze zostaną zwrócone. Podpisując umowę o wynajęcie lokalu, powinniśmy wiedzieć, że zadatek jest zwrotny, natomiast zaliczka nie podlega zwrotowi.

• Kwestia wnoszenia własnego alkoholu

Temat ten jest bardzo często poruszany podczas rezerwacji sali. Napoje alkoholowe nie zawsze są w cenie, dlatego często za trunek ten musimy dodatkowo zapłacić. Na szczęście istnieje również możliwość wniesienia własnego alkoholu jednak wtedy najczęściej, lokal pobiera tzw. „opłatę korkową”. W tym przypadku warto wiedzieć, że my, jako klienci możemy, a nawet mamy prawo do prowadzenia negocjacji z właścicielem lokalu. 

Jeśli zależny nam na naprawdę dobrym miejscu, gdzie możemy zorganizować imprezę i liczyć na przychylność oraz spełnienie naszych wymagań, należy wybrać ofertę, gdzie jest gwarancja świadczenia usług na wysokim poziomie, a pracownicy nastawieni są na zadowolenie klienta.

• Określenie dostępności konkretnej powierzchni lokalu podczas imprezy

Organizacja imprezy wtedy, gdy mamy cały lokal na wyłączność, daje znacznie większe możliwości. Ponadto goście czują się wtedy swobodniej, a dostępna powierzchnia jest większa, co przekłada się na komfort uczestników. 

Zdarza się, że w momencie organizacji naszego przyjęcia równolegle w sali obok będzie odbywało się inna zabawa. Zazwyczaj jest to ogromne uniedogodnienie zarówno dla organizatorów imprezy, jak i gości. Podczas rezerwacji miejsca, ważne jest, aby uzyskać informację o tym, czy w czasie, gdy my będziemy korzystali z sali cały lokal, będzie wyłącznie dla nas.

Organizowanie imprez w dużych miastach to większe prawdopodobieństwo, że znajdziemy wolne miejsce w dogodnym dla nas terminie. Wynajem sali we Wrocławiu to świetne rozwiązanie dla każdego, kto liczy na fachową obsługę oraz świetną zabawę. Wybór lokalu w polecanym Hotelu Jasek Premium to doskonały sposób na uniknięcie wszelkich problemów związanych z rezerwacją.

• Wystrój sali

Często wygląd i wystrój sali może stanowić pewien problem. Zdarza się, że pomimo wcześniejszych ustaleń lokal może nie wyglądać tak, jak powinien. Aby uniknąć komplikacji związanych z wystrojem lokalu na imprezę, warto zawrzeć wszystkie szczegółowe informacje w umowie. W ten sposób w razie niedopełnienia przez właściciela swoich obowiązków mamy dowód w formie pisemnej, jak miało prezentować się dane miejsce. Ponadto będziemy mieli większą pewność, że druga strona, wywiąże się z tego punktu zawartego w umowie.

• Umowa rezerwacyjna sali niezawierająca wszystkich szczegółów

Wielu z nas z pewnością spotkało się z problemem dotyczącym powierzchownej umowy, jaka często sporządzana jest przez właściciela lokalu. Należy pamiętać, że w momencie, kiedy jakieś ważne informacje nie znajdą się w umowie, może pojawić się problem, jeżeli chodzi o organizację imprezy i jej przebieg. Dla większego bezpieczeństwa wszystkie ustalenia powinny zostać zapisane. Ponadto klienci dokonujący rezerwacji mają ogromny wpływ na to, co znajduje się w umowie. Dzięki temu można żądać, aby konkretne zapisy znalazły się w tym dokumencie.