Wybieramy firmę certyfikującą ISO

Audyt jakości

Przedsiębiorstwa wprowadzające systemy zarządzania przekładają ogólne zasady określone w normach na własne rozwiązania. Po wdrożeniu systemu mogą poddać je certyfikacji, która polega na przeprowadzeniu procesu poświadczenia przez jednostkę certyfikującą ISO w celu stwierdzenia, czy system jest zgodny z zasadami normy i czy został właściwie wdrożony.

DZIAŁANIA PRZED CERTYFIKACJĄ

Przygotowanie do certyfikacji ISO przedsiębiorstwo może przeprowadzić własnymi siłami lub przy pomocy firmy doradczej. Proces ten składa się z pięciu punktów:

przegląd organizacji – określenie stopnia zgodności działania firmy z wymaganiami normy ISO 9001 oraz braków do uzupełnienia podczas kolejnych etapów,

dokumentowanie systemu – opracowanie procedur, instrukcji i formularzy, które są wymagane przez normę, a potem będą przydatne podczas certyfikacji ISO 9001,

szkolenie pracowników – zapoznanie kadry z systemem, aby każdy znał swoją rolę w strukturze systemu zarządzania i potrafił w nim działać,

audyt wewnętrzny – sprawdzenie przez niezależnego od wdrożenia audytora, czy system działający w organizacji spełnia wymagania normy.

działania korygujące i przegląd zarządzania – poprawienie ewentualnych błędów wykrytych podczas audytu oraz dokonanie analizy działania systemu.

Po wykonaniu tych pięciu zadań system jest gotowy do certyfikacji.

Uzyskanie certyfikacji zwiększa rozpoznawalność marki i zaufanie klientów, co wiąże się ze wzrostem konkurencyjności firmy na rynku. Skutecznie wdrożony system zapewnia utrzymanie jakości i stałego dążenia do zwiększania satysfakcji klientów.
Podczas badań stosowanego systemu zarządzania jakością instytucja certyfikująca sprawdza, czy wszystkie wymagania normy ISO 9001 są zrealizowane. Niespełnienie któregoś z tych wymagań, jest podstawą do stwierdzenia niezgodności, a te z kolei mogą być powodem do odmowy wydania certyfikatu. W przypadku nieznacznych uchybień wykonuje się audyt powtórny, co znacznie zwiększa koszty certyfikacji.

CZYM KIEROWAĆ SIĘ PRZY WYBORZE JEDNOSTKI CERTYFIKACYJNEJ?

  1. Akredytacja

Ważnym aspektem podjęcia decyzji o wyborze firmy certyfikującej ISO jest posiadanie przez nią akredytacji PCA lub innego, zrzeszonego w ramach międzynarodowych organizacji, organu. Posiadanie przez jednostkę certyfikującą akredytacji, daje nam gwarancję, że nasz certyfikat zostanie uznany przez każdy kraj na świecie (w Rosji nie jest to regułą).

Zgodnie z normą ISO 17000, akredytacja jest to atestacja przez stronę trzecią, dotycząca jednostki oceniającej zgodność, służąca formalnemu wykazaniu jej kompetencji do wykonywania określonych zadań w zakresie oceny zgodności z normą.
Akredytacja oznacza dla firmy poddającej się procesowi certyfikacji kilka znaczących korzyści:

  • organizacje mogą oszczędzić czas i pieniądze poprzez wybór akredytowanego, a zatem kompetentnego dostawcy usług oceny zgodności,
  • akredytacja może posłużyć jako środek umożliwiający dostęp do rynków eksportowych w Europie i na świecie,
  • akredytacja zapewnia dokonywanie precyzyjnych pomiarów i badań zgodnie z najlepszą praktyką, co ma wpływ na zmniejszenie liczby wyrobów wadliwych, obniżenie kosztów kontroli i produkcji, a także pozwala na wdrażanie innowacyjnych rozwiązań,
  • zmniejsza ryzyko w relacjach biznesowych.

Na rynku działają też firmy, które nie posiadają akredytacji na certyfikowanie systemów zarządzania. Na ich usługi można skusić się znacznie niższymi cenami. Często też oferują niezwykle liberalne podejście do procesu certyfikacji, na przykład krótki czas certyfikacji, wykonanie certyfikacji na odległość, bez wizyty u klienta itp.

Nie istnieją przepisy zabraniające im nazywania siebie jednostkami certyfikującymi, mimo że w ten sposób wprowadzają wielu klientów w błąd. De facto są to zwykłe firmy doradcze, a sprzedawany przez nie certyfikat ma znikomą wiarygodność. Z tego powodu poważni kontrahenci wręcz stawiają warunek posiadania certyfikatu wydanego przez akredytowaną jednostkę certyfikującą.

  1. Audytor

Zdecydowanie należy unikać słabych instytucji certyfikacyjnych, których audytorzy wyróżniają się nadmiernym rygoryzmem podczas audytów celem podniesienia rangi instytucji w oczach klienta. Często takie podejście podyktowane jest chęcią podniesienia własnych obrotów, gdyż duża ilość audytów poprawkowych znacznie podwyższa koszt przeprowadzenia procesu certyfikacyjnego.

Jak informuje DNV GL, audytor powinien, oprócz sprawdzenia dokumentacji, stwierdzić, czy istnieje zgodność tych dokumentów z praktyką funkcjonowania firmy, dlatego ograniczanie się jedynie do analizy dokumentacji jest świadectwem jego niezbyt wysokich kompetencji.

  1. Cena

Do najbardziej cenotwórczych czynników w procesie certyfikacji ISO należą:

  • rozpoznawalność jednostki certyfikacyjnej na rynku. Na czele stoją jednostki międzynarodowe i wiodące jednostki krajowe,
  • norma, jaka będzie poddana certyfikacji. Normy standardowe np. ISO 9001 są tańsze w certyfikacji niż normy specjalistyczne,
  • liczba norm poddanych certyfikacji podczas audytu,
  • rodzaj audytu – najdroższe są audyty certyfikacyjne, kolejno recertyfikacyjne, a najtańsze nadzoru. Także fakt, czy systemy są certyfikowane oddzielnie czy w formie zintegrowanej, ma znaczenie. Zintegrowane systemy są krótsze w certyfikacji i z reguły nieco tańsze,
  • liczba zatrudnionych osób. Im więcej zatrudnionych, tym więcej dni audytowych, co wiąże się z wyższą ceną, jaką trzeba zapłacić za audyt,
  • liczba i stopień skomplikowania procesów realizowanych w przedsiębiorstwie,
  • liczba lokalizacji poddanych audytom,
  • rodzaj akredytacji, jaki ma jednostka certyfikująca (krajowa czy zagraniczna).

Wybór odpowiedniej jednostki certyfikującej system zarządzania jakością jest sprawą niezwykle ważną, gdyż współpraca z taką firmą nie ogranicza się jedynie do wykonania procedury i dostarczenia certyfikatu. W związku z obowiązkiem przeprowadzania corocznych kontroli i odnawiania certyfikatu co trzy lata, kontakty z jednostką certyfikacyjną to perspektywa wielu lat.