Wybór rodzaju prowadzenia księgowości podejmuje się zwykle jeszcze przed oficjalnym utworzeniem firmy. Kwestie księgowości są oczywiście jednymi z istotniejszych z perspektywy prawa i biznesu, dlatego też tak wielu przedsiębiorców i właścicieli małych firm staje przed trudnym wyborem jednej z wielu dostępnych metod prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podczas gdy rozwiązania takie jak tradycyjna księgowość prowadzona przez pojedynczą osobę zatrudnioną w firmie na pełen etat zdają się działać wyłącznie dla dużych firm, biura rachunkowe zdecydowanie spełniają oczekiwania zarówno małych przedsiębiorców, jak i dużych korporacji. Na rynku pojawiło się jednak jeszcze jedno rozwiązanie, a mianowicie księgowość przez Internet, promowana jako alternatywa dla biur rachunkowych. Czy jednak w rzeczywistości jest w stanie zastąpić sztab specjalistów pracujących dla biura?

Na czym polega księgowość online?

Księgowość online to tzw. mała księgowość możliwa do prowadzenia dzięki obecności specjalnych aplikacji internetowych, dających między innymi całodobowy dostęp do ważnych dokumentów, możliwość wystawiania faktur z dowolnego miejsca na świecie czy dokumentowanie rozliczeń podatkowych. Z jednej strony wydaje się być więc rozwiązaniem idealnym dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć nad swoją firmą pełną kontrolę w dowolnej chwili i możliwość ciągłego dostępu do istotnych dla siebie informacji. Księgowość internetowa jest dzięki temu reklamowana przede wszystkim małym firmom, które z reguły nie potrzebują skomplikowanej obsługi biura rachunkowego i nie chcą wydawać pieniędzy na specjalistów, jeśli tnąc koszty są w stanie dopilnować księgowości samodzielnie.

Wśród zalet ksiąg online, poza ciągłym dostępem do danych, wymieniane są kwestie niższych kosztów obsługi, łatwości obsługi programów czy bezpieczeństwa metody. Jeśli chodzi o to ostatnie, na korzyść księgowości online ma przemawiać przechowywanie danych na dedykowanym serwerze – chmurze, który z technologicznego punktu widzenia zdaje się być bezpieczniejszy niż tradycyjne przechowywanie danych na komputerze czy w formie fizycznych dokumentów. Czy jednak księgowość internetowa jest faktycznie rozwiązaniem przyszłościowym, zagrażającym statusowi biur rachunkowych?

Biuro rachunkowe – bezpieczna opcja księgowania

Choć w przypadku małych firm czy jednoosobowych działalności gospodarczych, w których ilość miesięcznych faktur nie przekracza maksymalnie kilku sztuk, księgowość internetowa zdaje się mieć sporo sensu, o tyle w momencie podniesienia zasięgu firmy przestaje być aż tak dogodnym rozwiązaniem.

Biuro rachunkowe to oczywiście firma zewnętrzna zatrudniająca w swoich szeregach całe grono specjalistów z różnych dziedzin księgowości, doradztwa podatkowego i rachunkowego, współpracujących razem w celu zapewnienia swoim klientom jak najlepszej obsługi firmy. Księgowość, obsługa działu kadr i płac, tworzenie i przechowywanie różnego rodzaju dokumentacji, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, czy sprawozdań finansowych to właśnie zadania, które zostaną z powodzeniem przyjęte przez biuro rachunkowe i zrealizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Biuro rachunkowe ma obowiązek przechowywania informacji finansowych swoich klientów w sposób należyty i chronienia ich przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem. Choć kwestię bezpieczeństwa dość skutecznie pokrywa także księgowość internetowa, wielu przedsiębiorców operujących na bardzo szczegółowych i zawiłych dokumentach preferuje widzieć je w formie fizycznej, a nie dokumentu przechowywanego na wirtualnej chmurze. Nawet z dostępem ograniczonym do godzin pracy biura, pewność bezpieczeństwa dokumentów jest tu znacznie wyższa.

Kontakty z instytucjami takimi jak Urząd Skarbowy czy ZUS są dla przedsiębiorców często trudne i wymagające i to między innymi tu przydaje się pomoc biura rachunkowego, które w razie problemów będzie reprezentowało swojego klienta przed odpowiednimi organami. Co bowiem najważniejsze, biuro rachunkowe to firma posiadająca odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, zgodnie z którym w razie wyrządzenia szkód w związku z prowadzoną działalnością to ich reputacja, a nie reputacja ich klienta zostanie nadszarpnięta i wystawiona na próbę.

Korzystając z usług biura rachunkowego i decydując się na powierzenie mu swoich spraw finansowych, przedsiębiorcy mogą poczuć się bezpiecznie w przypadku wystąpienia błędów rozliczeniowych czy nienależycie prowadzonych dokumentów. W przeciwieństwie do księgowości internetowej nie ma tu więc konieczności obaw o wypełnienie czegokolwiek niezgodnie z założeniami lub stanem faktycznym – o prawidłowość danych dbają ci, którzy od lat prowadzą księgowość i wiedzą, jak powinna wyglądać.

➤ Szukasz biura rachunkowego we Wrocławiu? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Inpensa i ciesz się usługami na najwyższym poziomie: